Секретарь

Управляет корреспонденцией: сортирует по приоритету входящие электронные письма, почту, факсы. Составляет ответы, готовит проекты официальных писем от имени работодателя. Обеспечивает своевременную коммуникацию по важным вопросам.

Ведет рабочий календарь, планирует встречи, совещания. Координирует мероприятия путем рассылки приглашений, организации мест проведения, подготовки необходимых материалов. Обеспечивает информирование всех участников о расписании и любых изменениях.

Отвечает на телефонные звонки, принимает сообщения и направляет звонки соответствующим лицам. Принимает посетителей, клиентов или гостей по прибытии. Предоставляет базовую информацию звонящим и посетителям.

Создает и форматирует документы, отчеты, протоколы совещаний. Организует и ведет документацию в соответствии с нормами делопроизводства.

Организует поездки руководителя или других сотрудников, бронирует авиа и железнодорожные билеты, жилье, трансфер. Обеспечивает соблюдение договоренностей с принимающей стороной.

Планирует работу офиса, поддерживает функциональное рабочее пространство. Проводит мониторинг запасов канцелярских товаров, размещает заказы и пополняет запасы по мере необходимости. Обеспечивает работоспособность офисного оборудования и компьютерной техники.

Следит за конфиденциальностью информации. Внедряет меры безопасности для защиты цифровой и физической документации. Соблюдает организационные протоколы и правовые нормы делопроизводства.

Преимущества профессии:

• возможность развития широкого спектра навыков, от организации и управления временем до общения и решения проблем;
• тесное сотрудничество с различными лицами и подразделениями предоставляет возможности для создания профессиональной сети;
• использование опыта как ступени к более высоким административным или управленческим должностям;
• административная поддержка необходима в каждой отрасли, обеспечивая стабильность трудоустройства.